1. Chi è responsabile
Il responsabile del trattamento dei dati descritto in questa informativa è Slipstack Sagl, con sede a Lugano e recapito c/o Stefano Vojinovic, Via al Chioso 11a, 6900 Lugano, Svizzera, IDI CHE-233.011.431 (di seguito "Slipstack", "noi"). Per ogni domanda sulla protezione dei dati: info [at] limoflit.ch.
Trattiamo i dati personali nel rispetto della legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e, dove applicabile, del Regolamento (UE) 2016/679 (RGPD).
2. Due ruoli diversi
- Titolare del trattamento, per i dati di chi visita il sito web, ci scrive attraverso il modulo di contatto o ha un account Limoflit (sezioni 3 e 4).
- Responsabile del trattamento, per i dati che le aziende clienti inseriscono nel Servizio: i loro clienti, passeggeri, chauffeur, collaboratori, servizi, fatture e spese. Di questi dati è titolare l'azienda che li inserisce, che deve informare le persone interessate. Slipstack li tratta solo per fornire il Servizio, secondo l'Allegato A dei Termini di utilizzo. Se sei un cliente, un passeggero o un chauffeur di un'azienda che usa Limoflit e vuoi esercitare i tuoi diritti su questi dati, rivolgiti prima a quell'azienda. Se ti rivolgi a noi, ti indirizziamo a essa.
3. Quali dati trattiamo, perché e su quale base
3.1 Sito web
- Visita del sito. Il nostro server registra, come ogni server web, dati tecnici della richiesta (per esempio indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta). Serve a far funzionare il sito e a proteggerlo da abusi. Base: interesse legittimo.
- Cookie. Il sito usa un solo cookie, funzionale, chiamato "locale", che ricorda la lingua che hai scelto per un anno. Non usiamo cookie di analisi né pubblicitari. Se in futuro li introducessimo, aggiorneremo questa informativa e chiederemo prima il tuo consenso.
3.2 Modulo di contatto
Se ci scrivi dal modulo trattiamo il tuo nome, il nome della tua azienda, la tua email, il telefono e la dimensione della flotta (se li indichi), il tuo messaggio, la lingua del sito, e la data e la versione dell'informativa che hai accettato. Non memorizziamo il tuo indirizzo IP con la richiesta. Usiamo questi dati per rispondere, per proporti il Servizio e per accompagnarti nell'avvio, se lo desideri. Base: il tuo consenso e l'esecuzione di misure precontrattuali su tua richiesta. Una persona del nostro team legge la richiesta; la riceviamo per email attraverso un fornitore di invio email.
3.3 Account Limoflit
Se hai un account (come amministratore di un'azienda, chauffeur o altro utente) trattiamo il tuo nome e cognome, la tua email, il telefono (se lo indichi), il ruolo e l'azienda, la password (conservata solo in forma cifrata), l'ultimo accesso e, se le attivi, i dati tecnici che permettono di inviarti notifiche push sul dispositivo. Trattiamo anche i dati di accesso necessari a mantenerti collegato (un codice di sessione conservato nel tuo browser). Usiamo questi dati per creare e proteggere l'account, per farti usare il Servizio e per inviarti le email e le notifiche legate al tuo uso (per esempio il recupero della password, un invito, una conferma richiesta). Base: esecuzione del rapporto contrattuale e interesse legittimo alla sicurezza del Servizio.
3.4 Sicurezza e miglioramento del Servizio
Per individuare gli errori usiamo un servizio di monitoraggio configurato in modo restrittivo: riceve i dettagli tecnici dell'errore, il numero identificativo interno dell'utente, il suo ruolo e il numero dell'azienda. Non riceve indirizzo IP, nome, email, contenuti inseriti né registrazioni della sessione. Base: interesse legittimo.
3.5 Funzioni che usano servizi esterni
Alcune funzioni, che il cliente usa a sua discrezione, inviano dati a fornitori (sezione 5): la lettura dei documenti di spesa a partire da una fotografia, la ricerca di indirizzi e il calcolo del percorso, il collegamento bancario facoltativo, l'invio di email di fatture e promemoria, le notifiche push. In questi casi agiamo come responsabile del trattamento del cliente (sezione 2).
3.6 Elaborazione automatica
Non prendiamo decisioni con effetto giuridico nei tuoi confronti basate solo su un trattamento automatico. Le funzioni che suggeriscono un risultato (per esempio la lettura di un documento o l'abbinamento di un pagamento a una fattura) sono sempre controllate o confermate da una persona del cliente.
4. Chi vede i tuoi dati
All'interno di Slipstack accedono solo le persone che ne hanno bisogno per fornire il Servizio e per l'assistenza. Gli altri utenti della tua azienda vedono i dati secondo il loro ruolo. Un'azienda collegata alla tua vede soltanto i dati neutri dei servizi che le sono stati affidati, come previsto dai Termini. Non vendiamo i dati personali e non li usiamo per pubblicità.
5. Destinatari e fornitori
Ci affidiamo a fornitori selezionati, ciascuno per il compito indicato. Con loro abbiamo, o ci impegniamo ad avere, accordi che impongono la protezione dei dati. Indichiamo le categorie di destinatari e il paese o la regione in cui trattano i dati.
| Categoria di fornitore | Compito | Dati | Paese o regione |
|---|---|---|---|
| Hosting e archiviazione in cloud | Server, database, archiviazione dei documenti di spesa | Tutti i dati del Servizio | Unione europea |
| Invio di email | Invio delle email (inviti, recupero password, fatture, promemoria, richieste di contatto) | Destinatario, oggetto, testo e allegati delle email, stato di consegna | Unione europea |
| Monitoraggio degli errori | Individuare e correggere gli errori | Dettagli tecnici dell'errore, id utente, ruolo, id azienda; nessun dato di contatto | Unione europea |
| Elaborazione dei documenti di spesa | Pulizia della fotografia e lettura automatica (fornitore, data, importo, IVA), anche con intelligenza artificiale | Immagine del documento. Il fornitore della pulizia la elimina subito dopo l'elaborazione. Il fornitore della lettura la conserva in genere per un periodo limitato, fino a 30 giorni, e non la usa per addestrare i propri modelli | Unione europea (pulizia) e Stati Uniti (lettura) |
| Indirizzi, mappe e percorsi | Suggerimenti di indirizzi e calcolo del percorso su strada, usato per la ripartizione dell'IVA nei servizi transfrontalieri | Il testo digitato nei campi partenza, destinazione e tappe; coordinate e indirizzi del percorso | Stati Uniti e Unione europea |
| Collegamento bancario scelto dal cliente | Lettura di conti e transazioni, solo se il cliente attiva il collegamento | Conti e transazioni del cliente | Svizzera |
| Notifiche dei browser e dei sistemi | Consegna delle notifiche push, solo se le attivi | Il messaggio della notifica | Variabile |
| Tassi di cambio pubblici | Tasso di cambio del giorno | Solo due codici di valuta e una data | Unione europea |
L'elenco con i nomi e le sedi dei fornitori è comunicato su richiesta scritta a info [at] limoflit.ch.
Possiamo comunicare dati anche ad autorità o a terzi quando la legge lo richiede o per difendere un nostro diritto, e a un acquirente in caso di cessione dell'attività, con le stesse garanzie.
6. Trasferimenti all'estero
Alcuni fornitori trattano dati fuori dalla Svizzera e dallo Spazio economico europeo, in particolare negli Stati Uniti. Ci assicuriamo che sia garantito un livello adeguato di protezione. Per i fornitori con sede negli Stati Uniti ci basiamo, a seconda del fornitore, sulle clausole contrattuali standard dell'Unione europea completate dall'addendum svizzero, oppure sulla certificazione del fornitore nel quadro Swiss-US Data Privacy Framework. Su richiesta ti forniamo una copia delle garanzie.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Richieste di contatto: 24 mesi dall'ultimo contatto, poi le cancelliamo, salvo che si instauri un rapporto contrattuale.
- Account e dati del Servizio: per tutta la durata del rapporto. Dopo la chiusura dell'account li cancelliamo entro 90 giorni, salvo obblighi di legge. Le copie di sicurezza giornaliere sono sovrascritte entro 14 giorni.
- Registri tecnici del server: fino a 90 giorni.
- Documenti contabili: la legge impone alle aziende di conservare i documenti contabili, per esempio le fatture, per dieci anni. È una responsabilità del cliente, che deve conservare una copia fuori dal Servizio.
8. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: comunicazioni cifrate, password conservate solo in forma cifrata, credenziali bancarie cifrate, separazione dei dati tra le aziende clienti, accessi limitati, monitoraggio degli errori senza dati personali e copie di sicurezza periodiche. Nessun sistema è sicuro al cento per cento; in caso di violazione dei dati informiamo le persone e le autorità secondo la legge.
9. I tuoi diritti
Hai il diritto di chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la loro consegna in un formato di uso comune, e di opporti al trattamento. Se ci hai dato il consenso, puoi revocarlo in ogni momento senza pregiudicare il trattamento già avvenuto. Per esercitare i tuoi diritti scrivi a info [at] limoflit.ch; possiamo chiederti di identificarti. Rispondiamo di regola entro 30 giorni.
Hai inoltre il diritto di presentare reclamo all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) o, se risiedi nell'Unione europea, all'autorità di controllo del tuo paese.
10. Obbligo di fornire i dati
Per usare il Servizio devi fornire i dati necessari a creare l'account. Senza di essi non possiamo fornirlo. I dati del modulo di contatto segnalati come facoltativi non sono obbligatori.
11. Modifiche
Possiamo aggiornare questa informativa in ogni momento, per esempio per nuove funzioni o fornitori. La versione in vigore è quella pubblicata su questo sito, con la data di entrata in vigore indicata in cima alla pagina. Ti invitiamo a consultarla regolarmente; non siamo tenuti a informarti di ogni modifica.
12. Lingua
Solo la versione italiana di questa informativa è giuridicamente vincolante. Le traduzioni sono fornite per comodità e, in caso di divergenza, prevale il testo italiano.